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“现在运用Adobe Acrobat和Acrobat Capture, 我们在线就能评审证据并且快速地着手案件。我们的律师准备得比以前更充分, 提高了工作效率, 减少了耗费在行政管理方面的时间, 一年可节省客户和事务所几十万美元的费用。”

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John Tredennick 科罗拉多的一家律师事务所的诉讼和资料员, Holland & Hart”






(中文, PDF:102 KB/2 页)
(英文, PDF:114 KB/2 pages)

Holland & HartLLP

一家主要的律师事务所运用 Adobe Acrobat 和 Acrobat Capture 管理案件证据和事务所文档

在审理案件的过程中, 律师照例会碰到一屋子的文件要处理。譬如, 一个典型的民事案件常常牵涉到几十万页的证据--信件, 收款凭证, 合同, 支票以及手写便条等等。因此对于大案件来说, 上百万页的证据更是司空见惯了。

"民事诉讼差不多就是处理纸张文件的过程, " Holland & Hart--科罗拉多的一家律师事务所的诉讼和资料员, John Tredennick 说, "律师事务所处理好这些文件也才能处理好案件。" 在民事案件的处理过程中, 一段有效的陈词虽然是真实的, 但也只有作为文字记录下来才能是确凿的证据。也就是说可视证据支持口头证据, 并且影响着案件的成败。正是意识到这一点, Holland & Hart 开始简化处理案件证据的过程, 其目的不但要提高日常文书的传递效率, 而且还要扩大公司的信息交流。在测试了几种软件应用程序后, 事务所最终选择了 Adobe Acrobat 和 Acrobat Capture。

在测试过程中, Holland & Hart 检查了两项技术--成像和光符识别(OCR)软件。两样产品都不错, 但是据 Tredennick 所说, 它们还是距离理想的目标较远。"成像软件保持文件的外观, 但对于整理大量证据和员工信息所需重要的关键字搜索功能, 却不能支持, "他解释道, "相反, 用 OCR 软件处理文件允许关键字搜索, 但又不能保持与原始文件一致, 这意味着无法作为证据提交。" 最佳选择

Adobe Acrobat 和 Acrobat Capture 软件为 Holland & Hart 提供了适合其所需的解决方案。Acrobat 和 Acrobat Capture 先进的性能使文件转换成 Adobe 便携文件格式(PDF), 作为 TIFF 图像和 OCR 文本储存起来--给事务所带来最佳的解决方案。

"Adobe PDF 文件与原件完全一致, 因此它能作为证据打印和提交, " Tredennick 说, "另外, PDF 支持文件或整个文件库的关键字搜索。我们能在数秒钟内找到审理资料, 并浏览什么内容是对笔录供词有用的, 然后再将所需的资料打印下来。以往, 支援人员要花上几天的时间仔细查看大量的文件才能完成这些。现在运用 Adobe Acrobat 和Acrobat Capture, 我们在线就能评审证据并且快速地着手案件。我们的律师准备得比以前更充分, 提高了工作效率, 减少了耗费在行政管理方面的时间, 一年可节省客户和事务所几十万美元的费用。"

随着获取案件证据方式的电子化, Holland & Hart 的律师能够查看新的证据, 这些证据已转换成PDF文件, 储存在 Microsoft?® Access 或 SQL Server 数据库中, 或直接在他们桌面的电脑中--以确保每人都能及时获得最新的案件资料。同时, 律师也可通过事务所的广域网(WAN)直接选取资料。PDF文件包含原始文件的格式和字体, 还有诸如手写便条此类的视觉线索--这些, Tredennick 指出, 都是案件至关重要的证据。

案件大部分证据来源于文字记录。用快速的 Hewlett-Packard 扫描仪将文件进行扫描, 然后运用 Acrobat Capture 软件转换成 Adobe PDF 文件。现在 Holland & Hart 有几十万页PDF文件格式的证据。"在线访问 Adobe PDF 文件格式的证据影响着案件的成败, "Tredennick 说, "我们不再依靠支援员工--他们还有可能在满抽屉的文件中忽略了关键的一份;而现在律师无需离开自己的桌面就能轻松搜索到每件证据。"

就在 Holland & Hart 通过广域网传递PDF证据后不久, 事务所意识到可运用 intranet 和 Adobe Acrobat 简化公司文档的存取。现在事务所将公司的文档, 包括报告, 财务分析表, 备忘录以及软件手册等等, 全部转换成 Adobe PDF 文件格式, 以便全公司都能访问到任何应用程序生成的文档, 无论员工使用任何平台或操作系统。

Tredennick 列举了发布公司PDF格式信息的主要优点: 易于使用, 文件尺寸短小等。工作人员无需重新编排就能轻松地将 Microsoft Office 应用程序生成的文本转换成 Adobe PDF 格式。最后所生成的集约文件不但不会加重网络资源的负担, 而且还能在公司的 intranet 快速传递。例如, 含有复杂图表的软件手册在自有应用程序中的大小是10MB;而 Adobe PDF 格式的软件手册却只有 300KB。"这是一个令人兴奋的差别, " Tredennick 说, "一篇 10MB 的文本就能使我们的系统变得缓慢, 但一篇 300KB 的文本却是畅通无阻的。"

在用 Adobe PDF 格式分发公司文档以前, 事务所要将资料人工复印和发送给遍及全州 10 个办事处的 300 名员工。这是一个相当费时费力的过程, 而且很难保证工作人员能用上最新的资料(如电脑手册, 费用表等)以完成每天的工作。据 Tredennick 所说, 采用 Adobe Acrobat 简化了公司信息的管理工作, 每年节省了大量的时间和金钱。

"Adobe 工具令人叹服, "Tredennick 总结道, "我们用易于管理的PDF文件库代替了大量的纸张文件。Acrobat 和 Acrobat Capture 成为我们最好的工具, 并能控制纸张--最终节省了时间和资源, 建立起合理有力的案例。



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