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发布在多媒体上重要的宣传手册的制作时间缩减了90%






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美国邮政管理局(United States Postal Service)

虽然刮风下雨都不能阻挡美国邮政管理局(United States Postal Service, 简称USPS)的日常工作, 但是其它的传递服务如传真、电子邮件等, 还是向他提出了强有力的挑战。为保持以往一贯的优势, 美国邮政管理局已经将工作重点放在客户服务方面, 其策略的关键一步便是: 运用Adobe FrameMaker和Adobe Acrobat软件将邮政信息--可储存在一个具有搜索功能的电子资料库中--发布在CD-ROM和USPS的本埠网络上, 以便客户随时访问。

由于大宗邮件占USPS总收入的54%, 因此邮政管理局特别关心如何给大宗邮件(例如500页或更多的一级邮件, 200页或更多的标准邮件)的客户提供优质服务, 。USPS在他的《国内邮件手册》(Domestic Mail Manual, 简称DMM)里为所有国内信件提供了详细的指导说明。此外, 还有《国际邮件手册》(International Mail Manual, 简称IMM)则是为国际信件提供详细的指导说明的。两个手册加起来有700到800页厚, 用于分发给内部员工, 出售给客户。手册一年更新两次;DMM还要复印10万份。"DMM与IMM是邮局的核心文档, "市场专家Patrick McCabe说, "它解释了什么是合格的标准信件, 一封信的最大最小的尺寸是多少, 以及寄往俄罗斯的挂号信要花多少钱等等不同的问题。"

以前, 需要一位专职的出版专家来做DMM, 因为那时使用的软件不能支持超链接的PDF转换。所以要生产手册的CD-ROM版本时, USPS不得不人工加入链接, 再准备文档的电子传递。

USPS要寻求这样的解决方案: 一步操作便可创建又能打印又能电子出版的文档。这个解决方案就是Adobe FrameMaker和Adobe Acrobat软件。"FrameMaker和Acrobat符合我们所有的要求: 易于使用, 支持电子出版就如支持印刷出版一样, 使我们的终端用户能轻松访问到信息等。"McCabe说。

USPS请Matrix Press公司(弗吉尼亚州, Richmond)帮助设计FrameMaker 模板, 开发样本, 并将DMM转换成最终的FrameMaker文件。Matrix Press公司充分利用FrameMaker的特性, 如自动编号, 变量, 交叉参考, 生成目录以及PDF标记等。PDF标记允许派生便携格式(PDF)文档, 并能作为FrameMaker文档的一部分。现在, 编辑用FrameMaker更新DMM, 然后运用Acrobat创建PDF文档以便在Postal Explorer浏览器中出版。Postal Explorer是通过USPS的局域网在内部分布的, 同时客户和邮电所也可通过CD-ROM获得。

"创建PDF文档的好处就是客户能使用免费的Acrobat Reader软件或CD-ROM, 快速查找到他们所需的资料, "McCabe说, "Acrobat的主要优点还在于加快CD-ROMR的准确制作。我们可以证实所有的链接都是正确的, 提高了印刷品的质量;并且我们能够直接将PDF文档中的文字与图案打印下来。"看一看Postal Explorer CD-ROM的宣传: Postal Explorer不只是一个参考资料指南……它差不多能有一整书架刊物的内容--只会更多更好。因为通过输入一个词或者一个短语, 你就会立即找到相关的所有资料, 不是在单个的文件里就是涉及到所有的文件里。

除DMM和IMM之外, Postal Explorer还含有国内和国际邮费的计算器, 邮政区域图, 基于Java的邮资结算表, 几篇PDF格式的辅助刊物, 以及多媒体教程等。客户也可以通过点击链接直接到USPS的网站(www.usps.gov)上获得各种资料。

为了宣传Postal Explorer, 美国邮政管理局分发3万份宣传资料给主要客户。另外, 在internal局域网上还打印了15000份。1998年1月, 邮局初步定价为20美元来出售CD-ROM, 相比之下, 打印两份的DMM只要30美元。要定购Postal Explorer可拨打电话800-654-1905。

虽然客户服务--整个计划的主要目标--实际上并没有节省费用, 但FrameMaker和Acrobat解决方案削减了制作方面的费用。如今生产DMM的电子版本花费的时间不到一天, 而以前在手册上加入链接需要三周的时间。邮局不再需要出版专家来制作文档了。"USPS运用看似字处理机的东西, 制作出复合文档的修订本。"Matrix Press公司总裁Charles Richardson说。

邮政局长Marvin Runyon在1997年9月关于Postal Explorer CD-ROM的讲话中提到: "从我到该局至今, 一直希望你们能轻松拥有全部的邮件指南。现在这些都可以实现……我们称之为Postal Explorer……它使用方便, 具有强大的搜索引擎功能。我们可在同一页面使用邮件说明书。"

Postal Explorer在USPS的市场与资料系统组之间起连接作用, 同时促进两者的目标。"我们承诺成为一个客户至上的机构, "市场系统组副总经理John H. Ward说, "Postal Explorer在我们努力实现诺言的过程中是完美的一步措施。"

"Postal Explorer不仅仅是一个参考资料指南, "资料系统组副总经理Richard Weirich补充道, "它使客户能通过身边的电脑获得资料, 并且帮助客户设计适合他们需要的信件。" "对于更快更方便地获得资料这点来说, 其价值是没法估计的, "McCabe说, "每个客户和每个信件都很重要。如果客户对一页信的信件存有疑问或是要准备百万页的信件, Postal Explorer都能给予准确而圆满的回答--而且速度相当快。FrameMaker和Acrobat的结合使我们提供的所需资料能轻松获取。运用Postal Explorer, 客户现在能跟邮局的员工一样容易得到资料。"

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