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为了支持注重整体协助的文档创造过程, GTECH的技术手册在Adobe FrameMaker环境下编写。文档首先"登记"到一个Documentum EDMS, 在那通过Adobe Acrobat转化成PDF格式, 然后放到公司的内网上以便检查。完稿的文档也是以PDF格式放到公司的网站上, 使现场的员工和客户可以获取。




(中文, PDF:181 KB/2 页)
(英文, PDF:91 KB/2 pages)

GTECH公司(GTECH Corporation)

"如果你家附近商店中的彩票机是GTECH公司的产品, 你可以放心地投注。因为GTECH公司是世界上在线投注机器的领导生产厂家, 为美国29个州和全球49个客户机构服务。

为了确保机器无误运作, GTECH提供了大量的产品资料并且定期将更新发送给全球的用户。"分发及时详尽的产品信息, 既能令客户感到满意, 又能节省处理技术问题的花费, "David DeAngelis(GTECH的销售系统培训部经理)说。"因此, 我们运用由Adobe Acrobat, Adobe FrameMaker, Documentum抯 Enterprise Document Management System (EDMS)和Documentum FrameLink软件组成的强大的企业出版系统, 优化文档的建立和分发的过程。"

对于GTECH, 如何建立和发送文档是个难题, 因为文档不单要符合每个客户互不相同的系统, 而且要针对不同的人, 包括最终用户, 现场技术员和工程师。而GTECH的设计师不断改进产品, 确保能运用上最新的技术, 但也加大了建立文档的难度。

由于有这么多的变数, 对于GTECH来说最好的解决方法是使产品文档模块化---这是使公司决定采用Adobe FrameMaker实行规范化的因素之一。在每开发机器的一个部分的同时建立相关的文档; 在客户订购一套系统之后, 才开始装配产品手册。"FrameMaker 让我们能将相应的章节组合起来, 创建合符客户订购产品的用户手册, "DeAngelis说。"要是没有它(FrameMaker), 我们要为每分新订单花上几天重写用户手册; 如今, 我们几分钟就能完成。"

一份GTECH产品手册大约有12个章节共300页, 通过从储存了50个标准章节的数据库中选取相关的章节建立起来。当手册在装订时, FrameMaker中的书籍装订功能自动为章节的书页, 标题和插图编排在新手册中的页码。另外, FrameMaker能立即生成目录和内容列表, 减少了时间和花费, 杜绝了员工手工操作是可能产生的错误。

GTECH的手册的一个显著的特点是使用上大量的照片, 这都由FrameMaker通过链接导入。"Frame Maker不但简化了图像化手册的建立, 而且使文档更容易维护。"DeAngelis说。每当产品的一个部分更改了, GTECH的员工只要在旧插图上更换上新的插图就可以了。FrameMaker自动在图像出现的每个地方进行更换。一个图像可能出现在数百个文档中。"手动更新那么多的文档是不可能没有遗漏。FrameMaker确保这样的错误不会发生。"

建立产品指南或更新现存文档需要GTECH的38位技术文档写作员和全球的数百位专家的紧密合作。DeAngelis指出, 在过去做文档传阅检查和版本跟踪是较困难的, 因为GTECH在网上的产品信息超过5兆。

"无论何时打开服务器上的文档, 都象在鸡蛋壳上行走, "DeAngelis说。当检查者或写作员直接存取资料时, 关键图形或章节所在的文件夹就有被删除的可能, 也就打断了与其他文档的链接。要是这种情况发生了, 员工需要花上好几个小时重组信息或寻找最新的纸张拷贝。"我们必须想办法保护主要文件的完整性, "他说, "同时能让员工和客户更好地读取文档。"

通过将Adobe FrameMaker, Adobe Acrobat和Documentum FrameLink, DocumentumEDMS结合, GTECH将问题解决了。几下的鼠标点击, FrameLink就能对FrameMaker生成的文件进行一系列的操作:将文件拖入Documentum EDMS中; 解析内部链接; 诠释文档定位的ID; 最后导入书本文件, 章节和所有参考文件。之后, Documentum AutoRender Pro使用Adobe Acrobat 将该文件转换成Adobe的便携文件格式(PDF)再放到内网上共享。一个PDF文件就可以将原始文档中的所有书签, 文章序列和超链接都包含在内。

DeAngelis将Adobe PDF形容为最理想的在线分发产品信息的格式。首先, PDF文件的内容和原文绝对一致, 复杂的插画和图形也能保存原样。其次, 简洁的PDF文件能在互连网上快速传送, 人们使用自由软件Acrobat Reader就能随意读取。第三, Acrobat中的注释功能让数百位专家对文档进行电子排版, 然后将结果返回到文档写作组。

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