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Adobe 系 统(Adobe Systems)
"Adobe公司运用Acrobat和PDF格式加快表单的处理速度, 每年节约了数十万美元。" 这听起来有些夸张。一位主管, 在她匆忙的工作进程中要抽一个晚上, 坐下来完成她的月份开支报告同时复查她下属的报告---她希望在一小时内能完成这些任务。
但是, 她发现有一位员工潦草的字迹使她根本看不懂;而一位新员工又把信息填错了位置。她忘了带空白表单甚至连要完成自己的开支报告的想法也破灭了。
这是最常见的浪费时间和精力的事情, Adobe系统正是要帮助人们避免这样的事情发生。Adobe公司通过将技术和创造力相结合, 使人们能在局域网上调用一百多份表单。
Acrobat4.0的增强特性和强大的三方解决方案正大力支持Adobe发展在线互动表单。例如：如果表单中的某些部分没有正确完成, "精明的"表单就会对用户进行提醒;如果某些内容需要在表单中进行运算, 表单也会自动进行, 员工就省下这步骤了。Acrobat4.0中解释Java
Script的能力确保员工填写的表单正确无误。从Paper2net.com公司引进的后台路由引擎---办公室信使, 加强了表单管理自动化的程度, 贯穿从填表完成到复查再传送到相应部门进行最终处理这整个过程。
更好地处理商业表单是一个不容忽视的要求。在一个有代表性的月份中, Adobe的员工要填写超过一千九百份开支报告, 但其中的10%到20%因为有错误而要打回。用作修改错误的费用是十分惊人的：Adobe估计要在每份打回的表单上花大约150美元。最低限度, Adobe每月都要在修改错误上花费超过五万美元。
任何应用程序生成的表单都能简单地通过一个步骤转化成Adobe的PDF文件, 而且完全保留了原来的所有细节。表单一旦转化成了PDF文件, 员工就可以用Acrobat4.0往上面放图片或将表单上的栏目对齐到网格上并进行格式处理;用上Acrobat软件中的JavaScript功能, 制表人就可以将思想融入表单中。这对于象开支和出差的授权表单这类的复杂的文件, 就显得很重要了;有了Acrobat4.0, Adobe的员工就可以在他们的电脑上填写Acrobat表单并保存, 然后在电脑上归档以备将来参考。
办公室信使能将表单的在线处理和审批的过程准确无误地完成。举个例子, 员工在线完成了开支的表后, 再输入审批的经理的姓名, 于是包含表单URL链接的e-mail就会送到经理的电脑中。几分钟时间, 经理就能打开完成好的表单进行复查, 然后击一下键来批准或拒绝。获得批准后, 表单就会转发到相应的处理部门, 同时自动上传表单到数据库。数据库里也保存了所有的事务和表单数据, 方便员工能在任何时候检查表单的状态。
"我们最大的难题就是对手写表单的管理以及对政策和审批的步骤的解释, "文迪(Adobe的财务经理)说, "有了Acrobat、Adobe PDF和Office
Courier, 政策和指南都融合到了表单中, 对签名的要求也可以根据金额的数目和申请日期来指定。Acrobat使我们的表单递交、发送和审批过程自动化, 而且大量降低了我们的运作成本---总之我们不再需要纸张来做表单了。"在Adobe公司, 使用电子表单所带来的效益是很显著的。因为错误的废单数量下降了90%, 换言之, 每个月就省下了几万美元。同时也省了影印、印刷和传输方面的大量费用。
"使用电子表单真是一个进步, "百高---Paper2net.com的市场部副经理说, "Acrobat已为在线电子文件打下了基础。下一步就是寻求一个方案, 使这些文件能在企业之中交流, 就象办公室信使在公司内部所实现的那样。"
要求员工采纳新的工作程序通常是提高运作过程中的主要障碍。Adobe的Acrobat使员工很容易就掌握了这种新技术, 因为创建出来的电子文件和印刷出来的原件没什么两样的。
"我们的员工马上就知道怎样用PDF格式处理电子资料, 因为和他们习惯的纸上的文件一模一样, "山姆--Adobe的局域网开发者说, "最终结果：既节省了大量的时间和金钱, 又快速应用上新的工作流程。这就是网络技术的力量!"
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