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有了PDF和Lotus Notes, 归档审核可以在几分钟内完成, 而不是几个星期或者几个月。费用文档和表单文档都是有法效性的文件, PDF文件确保它们在屏幕上显示出来的和打印出来的都和设想的一样, 包括了文档格式,色彩,头注和脚注,页面格式。

---Jim Latteman NAIC的SERFF市场部经理



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中文, PDF:31 KB/2 页)

(英文, PDF:69 KB/2 pages)

国家保险委员联盟(National Association of Insurance Commissioners简称NAIC)

保险能改变人们在经历疾病,亲友死亡,事故或灾难之后的生活。所以, 为了保护消费者的权益, 在保险公司推出或更改一份表单,一笔费用甚至一条广告时, 都必须通过州条例委员会的审批。而对于保险公司和委员会来说, 审批的工作量都是非常大的。一家全国范围经营的保险公司每年都要提交5000到10000份文档。

现在, 审核的过程就不那么吓人了---相反, 速度极快---全靠NAIC开发的基于Adobe便携文档格式(PDF)的解决方案。NAIC的工作范围覆盖全国的55个州和准州, 担负起规范保险产业的责任。NAIC的存在是为了努力支持州和准州把保险规范化。

为了克服纸页归档的问题, NAIC创建了一个基于Adobe Acrobat和Lotus Notes软件的电子归档方案叫SERFF。在新的工作流程中, 保险公司将其他软件生成的文件转化成PDF格式。"Acrobat的一个重要的优点是它能把任何软件生成的文件转化成PDF格式。得到的PDF文件是带压缩的,与平台无关,与应用程序无关的文档, 保留了原始文件的所有要素, "Jim Latteman(NAIC的SERFF市场部经理)说。

在SERFF系统中, Lotus Notes应用程序提示归档人将各州所特别要求的文件附加在编辑的文档中。然后, 归档人只要点击一下"发送"按钮, 就将文档通过Lotus Mail传送到相应的州去。"带压缩的PDF文件的容量使它们十分适合在互联网上传输。"Latteman说。

州办事处的职员在几分钟内接收到文档, 用Lotus Notes打开, 然后立即把它分配给相应的分析员。分析员用Acrobat Reader软件在屏幕上浏览PDF文档, 再向保险公司发送一份带有审核报告或问题报告信息的文件。"有了PDF和Lotus Notes,归档审核可以在几分钟内完成, 而不是几个星期或者几个月, "Latteman说, "费用和表单档案的审批速度对于保险公司来说都是很关键的, 因为产品越早投入到市场, 获得利润的机会就越大。"另外, 如果分析员充分利用上Acrobat中的导航工具, 例如书签, 复查长文档的过程会进一步简化。

27个州被准予或委任在不久的将来使用SERFF, 而且有的已经从使用中获得效益。"通过互联网在保险公司和州条例委员会之间来回地发送100份文档, 而不是通过美国邮政系统, 每个月可以减少成本300美元或更多, "Latteman说。职员的工作效率更高了, 因为他们不需要步行把文档送到分析员处。分析员的效率也更高了, 因为他们能更快得到想要的答复。而且, 电子归档系统在一个分析员接手另一个分析员的工作时给予了更大的安全性, 减低了交接过程中的危险。保险公司也有所获利, 因为减少了邮资,更快把时间转化成金钱。有了更高的工作效率, 他们都能在新的市场中获取良机, 提供更新更好的保险产品。

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